Gestión de la Demanda y Capacidad de TI
Los requerimientos por parte del Negocio para el área de Sistemas (TI) superan la capacidad de las distintas áreas, especialmente en Desarrollo y quedan encolados en listas de pendientes o Back-logs (cada área incluirá en su lista tareas de proyecto, solicitudes, incidentes, asignaciones puntuales, etc.).
La cantidad de pendientes constituye una métrica del desempeño de Sistemas y, en el peor de los casos, es considerada una “deuda” a pagar.
El presente taller propone revisar los conceptos de Gestión de la Demanda y la capacidad y encontrar una forma de trabajo que resuelva el problema ahora y en el futuro (corto y mediano plazo).
Proponemos mirar el problema de la “Demanda de TI” sistémicamente. Considerando como sistema la Empresa completa, dentro de la cual están las áreas de Negocio que requieren cambios, mejoras y proyectos, el área de TI (que incluye desarrollo, testing y la tecnología- infraestructura) y la entrega de lo solicitado en forma de un “servicio” al Negocio.
Es importante tener en cuenta dos consecuencias de esta forma de enfoque:
1. La capacidad de TI (ejecución de cambios o ABM) es un bien común de la Empresa y su utilización no puede depender únicamente del beneficio de las diferentes áreas del Negocio. Esta capacidad debe ser administrada desde un nivel superior a las partes.
2. La capacidad de TI es finita (y en general inferior a la demanda). Puede “producir” una cantidad de cambios por unidad de tiempo y esto tiene directa relación con su costo. Responder a una demanda es un proceso o flujo de actividades cuya ley de comportamiento implica que para hacer mínimo el tiempo total de ejecución de un requerimiento debe ser mínima la cantidad de trabajos en proceso. En otras palabras, el sistema de demanda-capacidad debe permitir ingresar sólo aquellos requerimientos que puedan ser resueltos en tiempos razonables, esto es que tengan capacidad disponible de ejecución.
La problemática de la demanda de TI no puede ser analizada (ni gestionada) como un tema aislado, solo relacionado con la gestión de prioridades. Debe ser comprendida desde el sistema completo, integrando el análisis (y gestión) de la capacidad de producción y entrega.
Programa
Síntomas del conflicto Demanda vs. Capacidad.
• Identificación grupal• Ejercicio
• Primeras reflexiones.
¿Por qué las soluciones parciales no resuelven el problema?
• Aporte de experiencias de los participantes.• Análisis de Caso de Oficina de Proyecto.
• Análisis de Caso “solución con procesos de ITIL”.
• Análisis de Caso “uso de metodologías ágiles”
• Ejercicio de simulación de procesos.
• Conclusiones.
Conceptos centrales del pensamiento sistémico.
• Ejemplo de como la búsqueda de máximos locales perjudica obtener beneficios reales para la empresa.• Ejercicio de pensamiento sistémico.
• Nuevas ideas de mejora.
Aplicación del pensamiento sistémico al conflicto Demanda vs Capacidad.
• Sistema• Objetivos
• Procesos mínimos.
• Restricciones.
Orientación y criterios de la solución buscada.
• Valor, prioridades, tiempos de entrega y conflictos de recursos.• Ejemplo de solución utilizando a CCPM, de TOC y Lean Kanban
• Identificación de obstáculos para implementar este cambio.
• Reflexión sobre procesos de cambio y cultura empresarial.
Árbol de valor del proyecto de cambio.
Revisión y conclusiones finales.
